हम इस बात से अवगत नहीं रहते हैं कई बार कि आप जब किसी जॉब से नए जॉब में जाएं यानी स्विच करें, तो आपको पुराने ऑफिस से जुड़ीं कुछ बातों और डॉक्यूमेंट्स का ख्याल रखना चाहिए। आइए जानें विस्तार से।प्रोफेशनल तरीके से इस्तीफा
इस बात का ख्याल रखना सबसे ज्यादा जरूरी है कि जब आप स्विच कर रहे हैं, तो सबसे पहले अपने मैनेजर को सूचित करें और कार्यालय में अफवाहों के जरिए दूसरों तक बात पहुंचने से पहले, व्यक्तिगत रूप से उन्हें सूचित करने के लिए एक आमने-सामने की बैठक निर्धारित करें। साथ ही उस बैठक के बाद एक संक्षिप्त इस्तीफा पत्र लिखें, जिसमें इस्तीफा देने का आपका इरादा और आपके अपेक्षित अंतिम कार्य दिवस का उल्लेख हो। जाहिर सी बात है कि आपको नोटिस पीरियड रखना ही होगा, ऐसे में आपको अपने अनुबंध में आवश्यक सूचना अवधि की जांच करें। यदि आपको जल्दी इस्तीफा देना है, तो बायआउट के लिए बातचीत करें। साथ ही इस बात का भी ख्याल रखें कि एग्जिट इंटरव्यू को प्रोफेशनल तरीके से लें। कंपनी को सुधारने में मदद करने के लिए व्यक्तिगत शिकायतों को निकालने के बजाय रचनात्मक प्रतिक्रिया दें, क्योंकि आगे चल कर ये बातें मायने रखती हैं।
वित्तीय एवं कानूनी जांच सूची
आपको इस बात का भी ख्याल रखना है कि ग्रेच्युटी पात्रता क्या है, भारत में, आप आम तौर पर 5 वर्ष की निरंतर सेवा के बाद ग्रेच्युटी के पात्र होते हैं। अपना दावा शुरू करने के लिए फॉर्म I जमा करें। साथ ही सुनिश्चित करें कि अर्जित अवकाश नकदीकरण और बोनस सहित सभी देय राशियों की गणना सही ढंग से की गई है। साथ ही अपने नए नियोक्ता को सुचारू हस्तांतरण के लिए सुनिश्चित करें कि आपका यूनिवर्सल खाता संख्या (UAN) अपडेटेड है। इसके साथ ही अपने नए नियोक्ता को पिछली आय घोषित करने और कर चोरी से बचने के लिए फॉर्म 16 और पिछले महीने की वेतन पर्ची एकत्र करें।
कार्यभार सौंपना एवं परिवर्तन
निरंतरता मार्गदर्शिका का भी आपको पूरा ध्यान रखना चाहिए, जैसे अपने दैनिक कर्तव्यों, चल रही परियोजनाओं की स्थिति और प्रमुख संपर्कों का विवरण देते हुए एक दस्तावेज तैयार करें। साथ ही अपने उत्तराधिकारी को प्रशिक्षित करें और सुचारू परिवर्तन सुनिश्चित करने के लिए, कार्यभार संभालने वाले व्यक्ति को कार्य में शामिल होने में सहायता प्रदान करें। साथ ही साथ अपना कार्यक्षेत्र साफ करें और अपने कार्य कंप्यूटर से व्यक्तिगत फाइलें हटा दें और कंपनी की सभी संपत्ति (लैपटॉप, पहचान पत्र, एक्सेस कार्ड) लौटा दें।
महत्वपूर्ण दस्तावेज
जब आप कंपनी बदलते हैं, तो नए नियोक्ता के सुचारू पृष्ठभूमि सत्यापन (बीजीवी) प्रक्रिया सुनिश्चित करने और अपने कर एवं भविष्य निधि संबंधी रिकॉर्ड को व्यवस्थित रखने के लिए विशिष्ट दस्तावेज एकत्र करना अत्यंत महत्वपूर्ण है। इनमें सबसे पहले बात आती है रिलीविंग लेटर की, तो यह सबसे महत्वपूर्ण दस्तावेज है, जो यह प्रमाणित करता है कि आपने कंपनी को सौहार्दपूर्ण तरीके से छोड़ा है। वहीं अनुभव प्रमाण पत्र/पत्र भी जरूरी होता है और यह आपके पद, कार्यकाल और योगदान को प्रमाणित करता है। वहीं पिछले 3-6 महीनों की वेतन पर्ची भी जरूरी होती है और नए नियोक्ता के यहां सैलरी नेगोसिएशन और बातचीत के लिए आवश्यक होती है, इनके अलावा पूर्ण एवं अंतिम निपटान (एफ एंड एफ) विवरण करना भी बेहद जरूरी है और वेतन, अवकाश नकदीकरण और बोनस का विस्तृत विवरण रखना भी जरूरी है और साथ ही साथ फॉर्म 16 भी जरूर लेकर रखना चाहिए और आयकर रिटर्न दाखिल करने के लिए आवश्यक (टीडीएस प्रमाणपत्र)। साथ ही मूल्यांकन/वेतन वृद्धि पत्र भी आपको साथ रखना चाहिए और आपके करियर विकास और वेतन परिवर्तनों को प्रमाणित करता है। साथ ही रेजिग्नेशन स्वीकृति ईमेल, जो कि कंपनी से लिखित स्वीकृति, अधिमानत है आपके व्यक्तिगत ईमेल पर। उन्हें भी आपको चुनना चाहिए और साथ ही यूएएन और पीएफ विवरण का भी नए नियोक्ता को भविष्य निधि का सुचारू हस्तांतरण सुनिश्चित करता है।
जरूर रिसर्च करें
आपके लिए बेहद जरूरी है कि आप अपनी नई कंपनी के बारे में जानकारी जुटाएं। आपने शायद इंटरव्यू के दौरान कुछ जानकारी जुटाई होगी, लेकिन अब जब आप कर्मचारी बन चुके हैं, तो आपका नजरिया अलग होगा। नई नौकरी के लिए कंपनी की वेबसाइट देखें, खासकर न्यूज रूम पेज जहां आप घोषणाएं पढ़ सकते हैं। साथ ही, इंटरनेट पर सामान्य खोज करें और न्यूज टैब देखें कि लोग कंपनी के बारे में क्या कह रहे हैं।